Le difficoltà nella gestione di un'azienda tra businness e tecnologia. Alcuni consigli per semplificare il lavoro di un direttore finanziario

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Il direttore finanziario di un’azienda ha in mano uno dei compiti gestionali principali. Più è grossa l’azienda e più saranno le voci inserite all’interno del quadro finanziario di essa. L’obiettivo del direttore finanziario è quello di tener sotto controllo i costi e le spese sostenute dall’azienda nonché di monitorare i ricavi ottenuti. I direttori finanziario (o CFO) necessitano dunque di grande preparazione e conoscenze, che non si limitano a quelle economiche. Un buon CFO deve avere conoscenze matematiche, analitiche, di problem solving nonché ottime abilità interpersonali e comunicative. Molto importante è anche lo sfondo culturale, in quanto è obbligatorio che un direttore finanziario di una compagnia che gestisce ad esempio vendita di auto, conosca non solo il mercato delle auto ma anche in parte il loro funzionamento. Essere un CFO dunque va ben oltre i fogli di calcolo e le questioni propriamente finanziarie.

Affidarsi alla tecnologia gestionale

Chi si occupa della gestione finanziaria in un’azienda ha nelle proprie mani compito complesso, ma con le nuove tecnologie la situazione è notevolmente migliorata. Era impensabile eppure è stato fatto per molto tempo, gestire su registri cartacei l’intera contabilità aziendale. Oggi tutto è invece completamente diverso: gestionali all’avanguardia ed altri sistemi informatici ed elettronici aiutano quotidianamente la gestione aziendale.

Uno dei principali consigli per un CFO è quello di affidarsi ad un buon programma gestionale in grado di convogliare in un unico sistema tutte le voci relative alle spese ed ai ricavi dell’azienda. Non è consigliabile avere un sistema per ogni elemento come ad esempio: spese dipendenti, spese carburante, spese alimentari e così via. Tutto ciò a maggior ragione oggi è ancora più importante siccome a partire dal 2019 per la deduzione sui costi aziendali è necessaria la fatturazione elettronica, ed è dunque importante avere una facile riconciliazione di ogni compravendita effettuata. Un primo consiglio è dunque nel possedimento di un gestionale unico a più voci che permetta di ottenere un unico quadro gestionale su spese e ricavi.

Le carte prepagate aziendali

Un altro consiglio è quello di dotare il team di lavoro di un sistema di mezzi di pagamento elettronici e tracciabili. Questo in quanto perché sempre a partire dal 2019 per ottenere la deduzione su alcuni tipi di costi aziendali quali quelli auto (e i costi ad essa accessori quali manutenzione e carburante) è obbligatorio effettuare i pagamenti con mezzi tracciabili in quanto permettono il rilascio della poco fa citata fattura elettronica. Mezzi tracciabili sono ad esempio carte di credito/debito o prepagate, bonifici bancari e così via.

Una buona soluzione è quella di rifornirsi di carte prepagate per il team. Queste ultime semplificano e rendono più efficace la gestione delle spese dell’azienda grazie ad un controllo sui costi in tempo reale. Molto importante è il vantaggio offerto  da queste carte in quanto spesso sono collegate ad un’app per smartphone che permette di tenere sotto controllo in ogni momento ed in diretta gli acquisti effettuati da ogni dipendente.

Queste carte permettono di organizzare le spese sulla base delle necessità dell’azienda, infatti è possibile impostare per ogni singola carta limiti di spesa specifici. Ancora, è possibile sempre tramite l’applicazione, bloccare immediatamente una qualsiasi carta sulla quale si nota un uso illecito dei fondi aziendali. I vantaggi offerti dal esse però sono rivolti anche ai dipendenti in quanto non solo non dovranno più portare con sé soldi contanti (e si potranno evitare spiacevoli inconvenienti) ma questi ultimi non dovranno neanche anticipare di tasca propria i soldi e avviare poi le procedure di rimborso. Sono proprio queste ultime che spesso rappresentano un’ostile voce di gestione e fonte di non poche perdite finanziarie.

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